Для того, чтобы работник организации смог произвести расходы в целях нужд предприятия, ему необходимо обеспечить возможность для этого. Поэтому работнику выделяют определенные средства, имеющие целевое направление (поездка в командировку, закупка материалов, проведения платежей организации и т.д.). По полученным денежным средствам работнику необходимо документально подтвердить факт расходования средств в определенные сроки в доказательство их целевого направления. Для таких лиц предусмотрено их наименование – подотчетные лица, т.е. работники, получившие деньги на определенные цели и обязанные предоставить отчет об их использовании. Рассмотрим порядок выдачи средств из кассы в подотчет.
Нормативное регулирование выдачу денег подотчетному лицу
| Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У | устанавливает выдачу денег из кассы подотчетному лицу |
| Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н | устанавливает порядок действий по счету 71 в бухгалтерском учете (по плану счетов) |
| Локальные нормативные акты организации: Коллективный договор, Правила внутреннего распорядка, Положение о командировках и т.д. | регулируют порядок действий по выдаче денег в подотчет |
| утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104 | правила эксплуатации ККТ |
| Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 | Разработаны формы первичной документации по кассе |
Основание для выдачи денег подотчетному лицу
На целевое использование средств в интересах организации сотрудникам выделяются деньги. При условии выдачи средств из кассы организации руководствуются правилами эксплуатации ККТ.
Для получения этих подотчетных средства работником предъявляется один из документов организации, предусмотренный внутренними нормативными актами:
- распоряжение (приказ) руководителя на выдачу денег
- заявление работника на предоставление ему суммы в подотчет, которое оформляется в произвольной форме и подписывается руководителем
В таком документе необходимо указать:
- ФИО сотрудника, которому необходимо оформить выдачу средств в подотчет
- цель выдачи денег
- сумма
- срок, на который средства выдаются (необходим для сроков для формирования отчета подотчетного лица)
При выдаче средств из кассы в зависимости от суммы деньги иногда не могут быть выданы сразу по причине их отсутствия, лимита остатка кассы, в этом случае в приказе или в заявлении руководителем указывается определенный срок для выдачи. Обычно подотчетные суммы перечисляются на банковскую карту в большинстве случаев.
Полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ А. Киреева
Подтверждение выдачи денег в подотчет из кассы
При том, что с 01.01.2013 г. типовые формы первичных документов не обязательны к применению, но обязательными остаются документы по ведению кассовых операций (информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ).
В случае, если часть выданных в подотчет денег работник не использовал, то он возвращает неиспользованную сумму через кассу, и в этом случае кассир при получении возврата средств оформляется приходный кассовый ордер (), который состоит из 2 частей: одна часть остается в кассе, другая – на руках у лица, в подтверждение факта сдачи подотчетной суммы. Эта операция также вносится в КО-3.
Важно! На выдачу подотчетных денег в качестве основания необходим приказ руководителя, заявление от подотчетного лица не является обязательным.
Реквизиты документа при выдаче денег в подотчет
Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-Ф З определены общие обязательные реквизиты всех первичных документов:
- наименование
- дата составления
- наименование организации, где составлен документ
- содержание операции
- величина и единицы измерения по операции
- должность лица, оформившего операцию
- подписи лиц и их расшифровку
Непосредственно в КО-2 имеются особенности оформления:
- указывается корреспонденция счетов (дебет 71 кредит 50)
- назначение выданных сумм (на какое целевое использование)
- лицо, получающее деньги в подотчет
- выдаваемая сумма (цифрами и прописью)
- основание, т.е. содержание операции
- приложение – перечисляются внутренние документы с отражением их номеров и дат составления (приказ или заявление)
Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм
Аналитический учет полученных средств работниками в подотчет ведется в организациях по каждой выданной подотчетному лицу сумме:
- дата выдачи в подотчет
- подотчетная сумма
- способ выдачи (наличным или безналичным расчетом)
- использование (по отчету)
- на что списано
Для развернутого аналитического учета могут быть открыты субсчета: по командировочным, по наличным расчетам и т.д.
Синтетический учет ведется на счете 71 плана счетов:
- выданные суммы отражаются по дебету
- по кредиту отражаются списанные по отчету суммы
Пример по синтетическому учета подотчетных сумм
Сотруднику Авзалову А.С. выдано из кассы на основании распоряжения руководителя 2000 руб. на приобретение канцтоваров: бумага для ксерокса – 1 коробка, ручки шариковые – 50 шт., органайзеры – 5 шт.
В авансовом отчете Авзалов А.С. приложил следующие документы (чеки) по расодам: бумага для ксерокса – 5 пачек по 220 руб, ручки шариковые – 50 шт. по 4,40 руб., органайзеры – 5 шт. по 187 руб. Канцтовары переданы на склад.
Был утвержден и бухгалтер оформил операции следующими проводками:
| № п/п | Операция | Дебет | Кредит | Сумма |
| 1. | Выдано под отчет | 71 | 50 | 2000 |
| 2. | Бумага для ксерокса | 10 | 71 | 1100 |
| 3. | Ручки шариковые | 10 | 71 | 220 |
| 4. | Органайзеры | 10 | 71 | 935 |
| 5. | Выдан перерасход по авансу | 71 | 50 | 255 |
Отчетность подотчетного лица по реализованным средствам
Подотчетное лицо должно в 3-дневный срок отчитаться по произведенным расходам, но бывают ситуации, когда работник не предоставляет отчет. В таком случае аванс возмещается из заработной платы в соответствии со ст. 137 ТК РФ (при том, что удержание может составлять до 20% от заработной: ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа и он должен быть сформирован в течение 1 месяца со дня, следующего за последним днем сдачи отчета. Работник обязательно должен быть ознакомлен с приказом и при его согласии сумма подотчета удерживается из заработной платы, иначе – деньги можно взыскать с него через суд в течение 1 года.
Своевременное предоставление работником отчета играет важную роль для списания на расходы организации.
Пример по учету подотчетных сумм
Рассмотрим отражение операций в учете на данных предыдущего примера при несдаче отчета по подотчетным суммам.
| № п/п | Операция | Дебет | Кредит | Сумма |
| 1. | Выдано под отчет из кассы | 71 | 50 | 2000 |
| 2. | Подотчетная сумма отнесена на недостачи при не сдаче отчета | 94 | 71 | 2000 |
| 3. | Задолженность отнесена на работника | 73 | 94 | 2000 |
| 4. | Начислена заработная плата за июнь | 20 | 70 | 18000 |
| 5. | Удержан НДФЛ | 70 | 68 | 2340 |
| 6. | Удержан долг по подотчетной сумме | 70 | 73 | 2000 |
| 7. | Перечислена заработная плата работнику | 70 | 51 | 13660 |
Ошибка при выдаче подотчетных денег
На сегодняшний день при выдаче подотчетных денег не обязательно, чтобы подотчетное лицо отчиталось по предыдущим отчетам. Таким образом у лица может накопиться большой долг. В этом случае работодателю для того, чтобы подстраховаться от невозврата подотчетных сумм внести соответствующие моменты по возврату сумм в локальные акты организации, например в Положение о командировках или др.
Прием наличных денег от организации может осуществляться с предъявлением представителем организации оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенности на сдачу наличных денег в кредитную организацию, ВСП.
Прием наличных денег кассовым работником от физических лиц для зачисления на банковские счета, счета по вкладам осуществляется по приходным кассовым ордерам .
Прием наличных денег кассовым работником для осуществления операции по переводу на территории Российской Федерации денежных средств по распоряжению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП оформляется приходным кассовым ордером или отражается в реестре переводов, составляемом в произвольной форме.
В реестре переводов указываются: фирменное наименование кредитной организации или наименование филиала, или наименование ВСП, дата составления реестра переводов, фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) физического лица - вносителя, фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) физического лица - получателя или наименование организации - получателя, сумма наличных денег, принятых для осуществления операции по переводу, сумма комиссионного вознаграждения (в случае его взимания), итоговые суммы принятых наличных денег, иная информация, необходимая кредитной организации, фамилия, инициалы кассового работника, а также проставляется подпись кассового работника.
В случае составления реестра переводов приходные кассовые ордера оформляются на итоговые суммы принятых наличных денег, указанные в реестре переводов.
В кредитной организации, ВСП прием наличных денег от организации, входящей в систему Банка России, в случае осуществления ею кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации осуществляется по приходному кассовому ордеру , оформленному на общую сумму сдаваемых наличных денег, вместе с накладными к сумкам , распечатками автоматических сейфов, реестром проведенных организацией, входящей в систему Банка России, кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации (далее - реестр организации, входящей в систему Банка России). Форма реестра организации, входящей в систему Банка России, порядок его представления в кредитную организацию, ВСП определяются договором, заключаемым сторонами, участвующими в осуществлении указанной кассовой операции.
3.2. Приходный кассовый документ составляется клиентом или бухгалтерским работником кредитной организации, ВСП.
После соответствующей проверки и оформления бухгалтерским работником приходный кассовый документ передается кассовому работнику, клиенту выдается отрывной талон к приходному кассовому документу для предъявления в кассу.
В случае выполнения обязанностей бухгалтерского работника кассовым работником отрывной талон от приходного кассового документа не отделяется. Отрывной талон от приходного кассового документа может не отделяться в случае использования кредитной организацией, ВСП жетонов или других средств, идентифицирующих клиента.
При приеме наличных денег от организации, входящей в систему Банка России, в случае осуществления ею кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации приходный кассовый ордер оформляется на основании реестра организации, входящей в систему Банка России, и после соответствующей проверки и оформления бухгалтерским работником передается вместе с распечатками автоматических сейфов кассовому работнику.
3.3. Кассовый работник проверяет в приходном кассовом документе наличие подписи бухгалтерского работника и ее соответствие имеющемуся образцу, сверяет соответствие сумм наличных денег цифрами и прописью, передает клиенту приходный кассовый документ для проставления его подписи и принимает наличные деньги.
Наличные деньги от клиентов принимаются полистным, поштучным пересчетом.
Прием наличных денег от другой кредитной организации, ВСП другой кредитной организации может осуществляться полными и неполными пачками банкнот по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, правильности и целости упаковки пачек банкнот и пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише, мешками с монетой - по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости мешков с монетой и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к мешкам с монетой.
Наличные деньги принимаются кассовым работником таким образом, чтобы клиент мог наблюдать за действиями указанного работника.
В кредитной организации, ВСП прием наличных денег от организации, входящей в систему Банка России, в случае осуществления ею кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации осуществляется полными, неполными, неполносборными пачками банкнот, мешками с монетой или сумками с наличными деньгами в порядке, определенном договором, заключаемым сторонами, участвующими в осуществлении указанной кассовой операции.
3.4. После приема наличных денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в приходном кассовом документе, с суммой наличных денег, оказавшихся при приеме, и при их соответствии подписывает все экземпляры приходного кассового документа.
При приеме наличных денег от организации квитанция 0402001 с проставленным оттиском штампа кассы выдается организации для подтверждения приема наличных денег, ордер 0402001 передается бухгалтерскому работнику.
В подтверждение приема наличных денег от физического лица для зачисления на счет по вкладу по договору банковского вклада бухгалтерским работником производится запись в сберегательной книжке, которая заверяется подписями бухгалтерского и кассового работников. Если при открытии счета по вкладу по договору банковского вклада сберегательная книжка не оформлялась, физическому лицу выдается подписанный кассовым работником второй экземпляр приходного кассового ордера 0402008 с проставленным оттиском штампа кассы.
При приеме наличных денег для осуществления операции по переводу на территории Российской Федерации денежных средств по распоряжению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП физическому лицу выдается документ, предусмотренный Положением Банка России от 19 июня 2012 года N 383-П "О правилах осуществления перевода денежных средств", зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 22 июня 2012 года N 24667, 14 августа 2013 года N 29387, 19 мая 2014 года N 32323 ("Вестник Банка России" от 28 июня 2012 года N 34, от 28 августа 2013 года N 47, от 28 мая 2014 года N 46), а также подписанный кассовым работником второй экземпляр приходного кассового ордера с проставленным оттиском штампа кассы, если приходный кассовый ордер 0402008 оформляется на каждую операцию по приему наличных денег для осуществления операции по переводу на территории Российской Федерации денежных средств по распоряжению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП.
3.5. При несоответствии фактической суммы наличных денег и суммы, указанной в объявлении на взнос наличными (приходном кассовом ордере ), организации (организации, входящей в систему Банка России) предлагается заново составить объявление на взнос наличными 0402001 (приходный кассовый ордер 0402008) на фактически вносимую сумму наличных денег.
При этом кассовый работник перечеркивает первоначально составленное объявление на взнос наличными (приходный кассовый ордер ), на обороте перечеркнутой квитанции 0402001 (второго экземпляра приходного кассового ордера 0402008) указывает фактически принимаемую сумму наличных денег, проставляет подпись и передает бухгалтерскому работнику для проверки и оформления вновь составленного объявления на взнос наличными 0402001 (приходного кассового ордера 0402008).
В случае расхождения суммы наличных денег, вносимых физическим лицом, с суммой, указанной в приходном кассовом ордере 0402008 , кассовый работник предлагает довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне внесенную сумму наличных денег. Если физическое лицо отказалось довнести недостающую сумму наличных денег, кассовый работник перечеркивает все оформленные экземпляры приходного кассового ордера 0402008, на обороте второго экземпляра приходного кассового ордера 0402008 указывает фактически принимаемую сумму наличных денег, проставляет подпись и передает бухгалтерскому работнику для оформления вновь составленного приходного кассового ордера 0402008.
Перечеркнутые объявление 0402001 и ордер 0402001 , первый экземпляр приходного кассового ордера 0402008 уничтожаются.
Если наличные деньги не были внесены клиентом в кассу, приходный кассовый документ уничтожается.
Приходный кассовый документ, по которому не были внесены наличные деньги клиентом в кассу, перечеркнутые объявление 0402001, ордер 0402001 и первый экземпляр приходного кассового ордера 0402008 уничтожаются любым способом, исключающим возможность их восстановления.
3.6. Принятые в кассу наличные деньги могут передаваться кассовым работником заведующему кассой в течение рабочего дня с проставлением подписи заведующим кассой в книге 0402124 . Объявления 0402001 , первые экземпляры приходных кассовых ордеров 0402008 сдаются кассовым работником заведующему кассой по завершении рабочего дня. До передачи наличных денег кассовый работник должен убедиться в том, что их фактическое наличие соответствует сумме, указанной в принятых кассовых документах.
3.7. Организации могут сдавать наличные деньги для зачисления сумм денежных средств на банковские счета через автоматическое приемное устройство.
При вложении наличных денег в автоматическое приемное устройство представитель организации вводит персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета или другим договором данные, идентифицирующие организацию, и банковский счет, на который зачисляется сумма денежных средств. После вложения в автоматическое приемное устройство наличных денег представитель организации выводит распечатку автоматического приемного устройства, подтверждающую проведение операции по сдаче наличных денег для зачисления суммы денежных средств на банковский счет, в которой содержится информация об организации, кредитной организации, идентификаторе автоматического приемного устройства, дате и времени вложения наличных денег в автоматическое приемное устройство, банковском счете и сумме вложенных наличных денег.
2.2.1. При приеме денежных банкнот и монет в оплату предоставляемых услуг, кассовые работники структурных подразделений обязаны руководствоваться указанием Центрального банка РФ от 26 декабря 2006 № 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России»; приложение № 2 «Признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России» порядка ведения кассовых операций организациями федерального управления почтовой связи при Министерстве связи РФ, утвержденный генеральным директором Федерального управления почтовой связи при МС РФ от 11.08.1995.
2.2.2. Прием наличных денег АХК производится по приходному кассовому ордеру ф. КО-1 (утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88), подписанному главным бухгалтером Аппарата управления/Филиала/Почтамта/МСЦ или лицом уполномоченным распоряжением Предприятия/ Филиала/Почтамта/МСЦ.
При получении наличных денежных средств из банка основанием для составления приходного кассового ордера является денежный чек, ссылка на который обязательна при заполнении приходного кассового ордера.
В приходных кассовых ордерах указываются обязательные реквизиты:
Номер приходного кассового ордера;
Дата составления;
Корреспонденция счетов;
Сумма цифрами и прописью;
Основание составления приходного ордера;
Выделяемые налоги;
Прилагаемые документы.
Если нет информации- ставится прочерк.
О приеме денег в кассу выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера структурного подразделения или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверяется печатью (штампом) Предприятия.
Квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе и служит основанием для записи в кассовую книгу операции по приходу денежных средств.
Квитанции к приходным кассовым ордерам на полученные наличные денежные средства из банка прилагаются к банковским выпискам.
2.2.3. Выдача наличных денежных средств производится по расходным ордерам ф. КО-2 (утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88) или другим надлежаще оформленным документам (платежным/расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
2.2.4. Расходные кассовые ордера, а также другие документы, по которым могут выдаваться денежные средства, выписываются в одном экземпляре работником бухгалтерии.
В расходных кассовых ордерах указываются:
Номер расходного кассового ордера;
Дата составления;
Корреспонденция счетов;
Сумма цифрами и прописью;
Основание составления расходного кассового ордера,
Прилагаемые к ним документы.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером Предприятия/ Филиала/Почтамта/МСЦ или лицами на это уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т.п.) имеется разрешительная надпись руководителя Предприятия/ Филиала/Почтамта/МСЦ, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассовым работником по платежным/расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. При этом на титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера Предприятия/ Филиала/Почтамта или лиц на это уполномоченных.
При этом в бухгалтерии Предприятия/ Филиала/Почтамта/МСЦ на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляется на лицевой стороне каждой платежной/расчетно-платежной ведомости.
2.2.5. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.
2.2.6. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру, выписанному на одно лицо, кассир требует предъявление документа удостоверяющего личность получателя (паспорт, либо внутреннее удостоверение, выданное структурным подразделением, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца), записывает в расходный кассовый ордер наименование документа, его дату, номер, кем выдан, после чего получатель расписывается в соответствующей графе ордера.
При выдаче денег по документу, выписанному на нескольких лиц (ведомость) предъявляется документ, удостоверяющий личность, но запись о данных предъявленного документа работником не производится.
Расписка в получении денег составляется получателем собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной/расчетно-платежной ведомости сумма прописью не указывается.
2.2.7. Если выдача денег осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходно-кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя, бухгалтерией Предприятия/ Филиала/Почтамта/МСЦ указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.
Если выдача денег производится по платежной/расчетно-платежной ведомости кассовый работник, перед распиской в получении денег, делает надпись: «По доверенности».
Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 2.2.6 настоящей Инструкции. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или платежной/расчетно-платежной ведомости.
2.2.8. По истечении установленных п. 1.4.8 настоящей Инструкции сроков оплаты труда (выплат пособий и стипендий) кассовый работник должен:
В платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
Составить реестр депонированных сумм;
В конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;
Записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ______».
2.2.9. Работник бухгалтерии должен проверить отметки, сделанные кассовым работником в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются заявления на взнос наличными на расчетный счет.
2.2.10. Сдача наличных денег в банк осуществляется на основании унифицированного документа «Объявление на взнос наличными» Порядка ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ. Объявление на взнос наличными подписывается лицом, сдающим в банк деньги. Порядок приема наличных денег кредитными организациями устанавливается банком Российской Федерации.
2.2.11. Выдача денег в структурных подразделениях, имеющих большой штат сотрудников по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассовым работником, но и другими сотрудниками (раздатчиками). На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя структурного подразделения. При этом совместная выдача денег кассовым работником и раздатчиком по одной ведомости запрещается.
Если деньги по ведомости выдавались не кассовым работником, а раздатчиком, то на ведомости делается надпись: «Деньги по ведомости выдал», указывается должность, фамилия раздатчика и проставляется его подпись.
Раздатчики, получившие под отчет денежные суммы для выдачи средств на оплату труда, и приравненных к ним выплат в соответствии с п. 1.4.8 настоящей Инструкции, обязаны предъявить в бухгалтерию структурного подразделения отчет об израсходованных суммах не позднее, чем через 3 рабочих дня, а в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях не позднее чем через 5 рабочих дней по истечении срока на который они выданы.
Хранение выданных раздатчиком денежных сумм для оплаты труда и приравненных к ним выплат должно осуществляться порядком, обеспечивающим их сохранность. Раздатчики несут материальную ответственность в соответствии с договором о полной материальной ответственности, который заключается с каждым раздатчиком.
2.2.12. Для учета денег, выданных главным кассиром АХК другим кассовым работникам или раздатчикам, а также учета возврата наличных денег по произведенным операциям, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме КО-5 (утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). В случае отсутствия в КО-5 расписки кассового работника/раздатчика в получении денег, документ в подтверждение расхода не принимается, и данная сумма считается недостачей денег в АХК.
2.2.13. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены работниками бухгалтерии четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны с помощью средств вычислительной техники. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Днем составления расходного или приходного кассового ордера считается день, соответствующий дате, указанной в расходном кассовом ордере.
2.2.14. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассовый работник обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или платежно-расчетной ведомости, кроме того разрешительной надписи (подписи) руководителя структурного подразделения или лиц на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассовый работник возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассовым работником, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью « Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
2.2.15. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются работником бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 (утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Расходные кассовые ордера, оформленные при платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней выплат регистрируются после осуществления выплат по ним.
2.2.16. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.
Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (ф.1 КО-2) с приложением в необходимых случаях надлежащем оформленных других документов (платежных, расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.). Расходный кассовый ордер выписывает в одном экземпляре только бухгалтер, которому по должностной инструкции предписано это оформление. В первой строке пишется наименование организации, далее по порядку в установленных местах: номер ордера, дата заполнения, корреспондирующий счет, аналитический счет (при необходимости), сумма числом.
В строке “Выдать” пишется Ф.И.О. плательщика.
В строке “Основание” указывается целевое назначение выдачи: выручка для сдачи в банк: в подотчет на хозяйственных расходы согласно служебной записки: “ командировочные расходы; за год”; услуги по счету; заработная плата по ведомости, трудовое соглашению, договору подряду, далее сумма прописью.
В строке “Приложение” указывается докумёнт, на основании которого выполняется данная операция: Квитанция банка; служебная записка; приказ; расчетная ведомость. Соглашению договор-подряд. Возможно будет приложена доверенность, квитанция из банка, личное заявление работника; письмо от организации; договор и др. Передача денег из кассы инкассаторам для последующего зачисления на расчётный счёт оформляется копией препроводительной ведомости к сумке с рублёвой наличностью, прикладываемой к Расходному Кассовому Ордеру.
Если на документах, прилагаемых к Расходному Кассовому Ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном ордере (на выдачу депонированной зарплаты) не обязательна Выдача Расходного Кассового Ордера на руки лицам, получающим деньги, не допускаются.
При выдаче денег - отдельному лицу кассир имеет право потребовать предъявления паспорта или удостоверения личности, записывает в Расходный Кассовый Ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на нескольких лиц, если кассир сомневается личности работника. Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтер указывает по порядку ФИО получателя и ФИО лица, которому доверено получение денег. Если же деньги выдают по доверенности, но по общей ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. По истечении установленных п. 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
- а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";
- б) составить реестр депонированных сумм;
- в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер N ______________" Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.07.93 г. N 40.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляются один общий кассовый ордер.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
- а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
- б) правильность оформления документов;
- в) наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи .
Прием наличных денег кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, письменным распоряжением руководителя организации.
О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным или расчетно-платежным ведомостям), заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир должен потребовать предъявление документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя. В организации выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данной организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, при болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно.
Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления.
1) При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
2) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;
3) правильность оформления документов;
4) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Получено» и (или) «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней
платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.
С 1 июля 2002 г. в Кодекс административных правонарушений внесены поправки, связанные с размерами штрафов за нарушения правил ведения кассовых операций. Так, предприятия-нарушители штрафуются на сумму от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), т.е. от 40 000 до 50 000 р., а должностные лица (руководитель, главный бухгалтер) на сумму от 40 до 50 МРОТ, т.е. от 4 000 до 5 000 р.